R2 Docuo, el compañero inteligente que conoce todos los contratos de tu negocio, te avisa de lo importante y resuelve tus dudas sobre ellos
Este software de gestión de contratos con IA es un experto que no deja ningún detalle al azar: se los lee y los organiza, analiza y gestiona a la vez que aprende cómo trabajas
Durante tus vacaciones ha llegado un nuevo miembro al equipo. Todavía no lo conoces, pero los compañeros no paran de hablar maravillas sobre él. De la noche a la mañana se ha ganado el título de “experto en contratos” dentro de la oficina. Al parecer tiene una memoria prodigiosa, nunca olvida un detalle y es capaz de gestionar contratos con la exactitud de un jurista experimentado.
Te cuesta creerlo. Y quieres conocerle. ¿Sería posible tomar un café con él y que te enseñe el truco para ser tan perfecto? Te dicen que no puede ser. Al parecer no toma café, ni suele ocupar una silla en la oficina, detalle que termina de desconcertarte. Por fin alguien te lo explica con una sonrisa: “No, no es humano. Es R2 Docuo, nuestro nuevo software de gestión de contratos con inteligencia artificial”.
Un organizador impecable
R2 Docuo es ese compañero ideal que todos quisiéramos tener en la oficina. Pones todos tus contratos “encima de su mesa” (ya sean 10 o 100) y no solo los lee, sino que los entiende, lo que le da la habilidad de organizarlos y clasificarlos según su estado, su cliente, tipo de renovación etc. Además, tiene una memoria perfecta: no se le escapa ni una versión ni un plazo importante, evitándote así sanciones, costes adicionales y problemas jurídicos.
Con él, gestionar contratos, cumplir regulaciones y mantener la información segura y organizada es pan comido. Es como tener un asistente que hace el trabajo pesado mientras tú te enfocas en lo importante.
El analista incansable
Su capacidad de análisis permite comparar dos contratos, identificar diferencias clave y elegir la mejor opción según las necesidades de la empresa. Por añadidura, responde a cuestiones de cualquier tipo: desde preguntas sobre la información especificada en el contrato, como fechas clave, hasta valoraciones objetivas, como los riesgos de aceptar determinadas cláusulas.
Además, como buen analista, es capaz de agrupar los datos de los contratos y generar gráficos que respondan a la información que necesites, facilitándote así el análisis y la toma de decisiones estratégicas.
Automatización al servicio del negocio
Crear contratos desde cero ya no es un proceso tedioso. R2 Docuo utiliza tus plantillas prediseñadas en Word 365 y las completa automáticamente con la información necesaria. El resultado: documentos listos para revisión, aprobación y firma en un solo clic.
Otro de sus puntos fuertes son los flujos de trabajo, que aseguran que la información relevante llegue a todas las partes involucradas en el contrato en tiempo real, desde el inicio del proceso hasta el final.
Esta automatización reduce la probabilidad de errores en la creación de contratos y evita problemas derivados de una información incorrecta o incompleta
IA entrenada por ti, para tus necesidades
Mientras hablabáis sobre este nuevo compañero, alguien ha dicho que ya trabaja como un miembro más del equipo, pero, ¿Cómo es posible? Si solo han pasado unos días desde que llegó. “Muy fácil” te dicen. “Simplemente le hemos enseñado cómo necesitamos que trabaje y ya lo está haciendo”
El proceso es tan sencillo como darle a la IA la información de tu negocio o las normativas y leyes que necesites para gestionar tus contratos y ella las aprende y empieza a gestionar todo, teniendo este contexto siempre en cuenta.
De este modo, R2 Docuo se convierte en el experto de tu equipo al que todos acuden a preguntar cuando tienen dudas y se asegura de que todas las decisiones y acciones de los contratos que gestionas sean acordes con la legislación vigente, reduciendo así el riesgo de sanciones y penalizaciones.
Los riesgos de una mala gestión
Los contratos deberían ser documentos bajo llave y perfectamente clasificados. En la práctica, son todo lo contrario: piezas valiosas desperdigadas entre correos, carpetas o escritorios digitales llenos de versiones con nombres como “final_final_def_3”.
Lo curioso es que, aunque todos sabemos que son críticos para el negocio —porque pueden implicar ingresos, riesgos o sanciones—, su gestión suele depender más del hábito que del control. Y cuando llega el momento de revisar uno, nadie sabe con certeza si lo que tiene delante es la última versión, si está en vigor o si ha sido reemplazado hace meses.
¿Y si te pidieran ahora mismo un listado de todos los contratos activos? ¿O una copia del acuerdo con ese proveedor clave firmado hace dos años?
¿Podrías encontrarlo en menos de cinco minutos?
La mayoría no puede. Y no es por desidia, sino porque nadie enseñó a las empresas a tratar sus contratos como lo que son: activos estratégicos. Sin herramientas adecuadas, todo se convierte en un ejercicio de memoria (y buena suerte).
El problema no es la falta de voluntad. El problema es no tener un sistema. Y eso, por suerte, sí tiene solución.